Entgeltabrechnung öffentlicher Dienst.

Warum die Abrechnung im öffentlichen Dienst besondere Expertise braucht

Wer nach TVöD, TV-L oder vergleichbaren Tarifwerken abrechnet, bewegt sich in einem dichten Regelwerk. Die wichtigsten Stolperstellen im Überblick:

• Entgeltgruppen und Erfahrungsstufen: Beschäftigte werden Entgeltgruppen und Stufen zugeordnet, deren Aufstieg zeitlich getaktet ist und laufend überwacht werden muss.
• Jahressonderzahlung: Tarifliche Sonderzahlungen und vermögenswirksame Leistungen sind eigenständig zu berechnen und korrekt zu verbeitragen.
• Zulagen und Zuschläge: Ein breites Spektrum an Zulagen – etwa für Wechselschicht- und Schichtarbeit, besondere Funktionen oder Arbeit zu ungünstigen Zeiten – muss korrekt berechnet, steuer- und beitragsrechtlich richtig behandelt und sauber dokumentiert werden.
• Zusatzversorgung: Eine Besonderheit, die es in der Privatwirtschaft so nicht gibt, ist die betriebliche Altersversorgung über die Zusatzversorgungskassen des öffentlichen Dienstes. Umlagen und Beiträge haben eigene steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Spielregeln, die in der monatlichen Entgeltabrechnung fehlerfrei abgebildet sein müssen.

Genau hier scheitern viele Standardlösungen – und genau hier setzen unsere Experten an.

Beispielrechnung Entgeltgruppe und Stufe: Eine Beschäftigte in Entgeltgruppe 8, Stufe 3 des TVöD erhält ein tabelliertes Grundentgelt, dazu ggf. eine Zeitzuschlag für Mehrarbeit sowie anteilige vermögenswirksame Leistungen. Unsere Software ordnet jeden Beschäftigten automatisch der richtigen Entgelttabelle zu, verfolgt die Stufenlaufzeit im Hintergrund und meldet den nächsten fälligen Stufenaufstieg von selbst – Sie müssen nichts manuell nachhalten. Bei einer rückwirkenden Tariferhöhung, etwa um 3 % zum 1. Januar, berechnen wir die Nachzahlung für alle betroffenen Monate automatisch und weisen sie separat auf der Abrechnung aus.

Diese Tarifverträge rechnen wir ab

Sie erhalten von uns die Entgeltabrechnung für sämtliche im Öffentlichen Dienst bedeutenden Tarifverträge, darunter:

• TV-ÖD inklusive TV-N (Nahverkehr) und TV-V (kommunale Versorgungsbetriebe)
• Öffentlicher Dienst der Länder – Tarifvertrag (TV-L)
• Vergütungsrichtlinien der Diakonie und der Caritas
• Arbeitsvertragsbedingungen für den Paritätischen Wohlfahrtsverband
• Reformtarifvertrag für das Deutsche Rote Kreuz
• Anlehnungstarifverträge für Empfänger institutioneller Förderungen – mit Besserstellungsverbot

Für jeden dieser Tarifverträge pflegen wir die aktuellen Entgelttabellen, Zulagensätze und Stufenregelungen in unserer eigenen, zertifizierten Abrechnungssoftware. So stellen wir sicher, dass Änderungen – etwa aus neuen Tarifrunden – zentral gepflegt und automatisch auf alle betroffenen Abrechnungen angewendet werden, statt in Einzelfällen manuell nachgepflegt werden zu müssen.

Für wen wir abrechnen

Warum sich zahlreiche kommunale Unternehmen und Landesbehörden für Lohnhelden entscheiden, ist einfach erklärt: Es ist für sie deutlich effizienter, einen spezialisierten externen Dienstleister zu beauftragen, als eine eigene Gehaltsabrechnung mit entsprechend geschultem Personal und eigener Software aufzubauen und dauerhaft vorzuhalten. Wir bieten den Vollservice bei der Entgeltabrechnung – dabei kommt durchgängig unsere eigene, zertifizierte Software zum Einsatz, die speziell auf die Anforderungen des öffentlichen Dienstes abgestimmt ist.

Gerade Einrichtungen mit gemischten Beschäftigtenstrukturen profitieren besonders: Wer neben tarifgebundenen Kräften auch außertarifliche Mitarbeitende, Minijobber oder befristet Beschäftigte abrechnet, braucht eine Lösung, die alle Beschäftigungsformen in einem einheitlichen Prozess abbildet – ohne parallele Systeme oder manuelle Sonderwege für Einzelfälle.

Unsere Leistungen für den öffentlichen Dienst

• Tarifkonforme Entgeltabrechnung: Entgeltgruppen, Stufenlaufzeiten, Tabellenentgelte und tarifliche Sonderzahlungen werden korrekt und nachvollziehbar abgerechnet.
• Zulagen und Zuschläge: Wechselschicht-, Schicht- und Funktionszulagen sowie Zeitzuschläge – berechnet nach den jeweils geltenden tariflichen Regelungen.
• Zusatzversorgung: Umlagen und Beiträge zur Zusatzversorgungskasse werden mit ihrer besonderen steuer- und beitragsrechtlichen Behandlung sauber abgebildet.
• Alle gesetzlichen Meldungen: Sozialversicherung, Lohnsteuer, Bescheinigungswesen – vollständig und fristgerecht, im Festpreis enthalten.
• Digitale Personalakte und Personalportal: Beschäftigte erhalten ihre Abrechnung per persönlichem Download-Link; optional übernehmen wir den Postversand. Details finden Sie auf unserer Seite zur digitalen Personalakte.
• Controlling-Reportings: Auswertungen zu Personalkosten und Stellenstruktur – als Grundlage für Haushaltsplanung und Berichtswesen, mehr dazu unter Controlling.
• Zusatzleistungen nach Bedarf: Von Bescheinigungen bis zu individuellen Auswertungen – einen Überblick gibt die Seite Zusatzleistungen.

Einen Überblick über den gesamten Abrechnungsservice gibt die Seite Lohn- und Gehaltsabrechnung; wie die Zusammenarbeit startet, zeigt der Ablauf in vier Schritten.

Beispiel Wechselschichtzulage: Ein Pfleger im Wechselschichtdienst einer kommunalen Klinik arbeitet regelmäßig in Früh-, Spät- und Nachtschicht. Nach TVöD steht ihm dafür eine monatliche Wechselschichtzulage zu, ergänzt um Zeitzuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit. Unsere Software berechnet diese Zuschläge auf Basis der gemeldeten Schichtzeiten automatisch, prüft die tariflichen Voraussetzungen für die Wechselschichtzulage und weist beide Positionen getrennt auf der Abrechnung aus – inklusive korrekter steuer- und beitragsrechtlicher Behandlung.

Beispiel Jahressonderzahlung: Für Beschäftigte, die zum Stichtag 1. Dezember in einem ungekündigten Arbeitsverhältnis stehen, berechnen wir die tarifliche Jahressonderzahlung automatisch auf Basis des durchschnittlichen Entgelts der Vormonate. Bei unterjährigen Eintritten, Elternzeiten oder Teilzeitwechseln wird der Anspruch anteilig und tarifkonform ermittelt – ein Bereich, in dem sich Fehler in der Praxis besonders häufen, wenn er nicht softwaregestützt läuft.

TVöD, TV-L und außertarifliche Regelungen im Vergleich

Damit Sie einordnen können, welche Regelungen für Ihre Einrichtung typischerweise relevant sind, hier ein Überblick:

Außertarifliche Regelungen und Überwachung von Tarifänderungen

Im Öffentlichen Dienst sind die Besonderheiten der Tarifänderungen und spezieller außertariflicher Regelungen zu beachten. Wir überwachen die Tarifänderungen, sodass Sie sich auch ohne einen eigenen Hinweis auf eine rechtskonforme Abrechnung nach dem jüngsten tariflichen Stand verlassen können. Bei der Abrechnung ermitteln wir stets sämtliche tariflichen Vergütungsbestandteile und differenzieren zwischen der Grundvergütung und den vorgegebenen tariflichen Zulagen.

• Rückwirkende Tariferhöhungen: Sollte es rückwirkende Tariferhöhungen gegeben haben, rechnen wir diese automatisch ein.
• Nachträgliche Beiträge zur Zusatzversorgung: Dasselbe gilt für nachträgliche Beiträge zur tarifgebundenen Zusatzversorgung.
• Vorbereitung auf Tariferhöhungen: Sie erhalten von uns jederzeit Statistiken, Jahreshochrechnungen und relevante Auswertungen.

Eigene zertifizierte Software für den öffentlichen Dienst

Die Gehaltsabrechnung für Beschäftigte des öffentlichen Dienstes bieten wir Ihnen im Vollservice an. Dabei kommt eine eigene, zertifizierte Software zum Einsatz, die laufend an neue Tarifabschlüsse, gesetzliche Vorgaben und die Anforderungen der Zusatzversorgungskassen angepasst wird. Das unterscheidet uns von generischen Abrechnungslösungen, die tarifliche Sonderfälle oft nur mit manuellem Zusatzaufwand abbilden können.

Zahlreiche kommunale Unternehmen und Landesbehörden vertrauen uns ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits an. Für sie ist es deutlich effizienter, einen spezialisierten externen Dienstleister mit geprüfter Software zu beauftragen, als eine eigene Gehaltsabrechnung samt IT-Infrastruktur, Lizenzen und Fachpersonal selbst aufzubauen und zu unterhalten.

Festpreis statt Personalengpass

Auch öffentliche und tarifgebundene Arbeitgeber spüren den Fachkräftemangel in der Verwaltung: Erfahrene Entgeltabrechner gehen in den Ruhestand, Nachbesetzungen dauern, und das Spezialwissen um Tarifrecht und Zusatzversorgung ist am Markt rar. Mit Lohnhelden lösen Sie dieses Strukturproblem dauerhaft: Ein Team aus über 20 Experten übernimmt die Abrechnung, Vertretung ist eingebaut, und statt Personal-, Software- und Fortbildungskosten zahlen Sie einen planbaren Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall – transparent kalkulierbar auf unserer Preisseite. Je nach Abrechnungsvolumen gelten gestaffelte Preise von 12,90 € bis 8,90 € pro Fall. Die Betreuung erfolgt bundesweit und zu 100 % digital; ein Vor-Ort-Termin ist nicht erforderlich. Beim Umstieg von einer bestehenden Lösung koordiniert Lohnhelden die vollständige Datenübergabe.

So starten wir die Zusammenarbeit mit Ihrer Einrichtung

1. Erstgespräch & Bedarfsanalyse: Wir klären, nach welchem Tarifwerk Sie abrechnen, wie viele Beschäftigte betroffen sind und welche Besonderheiten – Zusatzversorgung, Schichtmodelle, Mischbeschäftigung – zu berücksichtigen sind.
2. Individuelles Angebot: Sie erhalten ein transparentes Angebot zum Festpreis pro Abrechnungsfall, abgestimmt auf Ihr Abrechnungsvolumen.
3. Digitale Datenübergabe: Bestehende Stammdaten, Entgeltgruppen und Zulagenhistorien übernehmen wir strukturiert und ohne Medienbruch – auch bei einem Wechsel von einer bisherigen Lösung.
4. Laufender Betrieb: Ab dem ersten Abrechnungsmonat läuft die Entgeltabrechnung tarifkonform, inklusive aller Meldungen, Statistiken und Ihres persönlichen Ansprechpartners.

Details zum generellen Ablauf finden Sie auch auf der Seite Ablauf in vier Schritten; einen Vergleich der Kosten liefert unsere Seite zur Gehaltsabrechnung. Über den gesamten Einführungszeitraum steht Ihnen ein fester Ansprechpartner zur Seite, der Rückfragen klärt und den Fortschritt der Datenübergabe im Blick behält.

Häufige Fragen zur Entgeltabrechnung im öffentlichen Dienst