In 4 Schritten zur externen Lohnabrechnung.

Der Ablauf im Detail

1. Kostenloses Erstgespräch & Angebot

   Am Anfang steht ein unverbindliches Gespräch: Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie? Welche Beschäftigungsarten gibt es – Festangestellte, Minijobber, Aushilfen? Gibt es Besonderheiten wie Baulohn, Zuschläge oder betriebliche Altersvorsorge? Auf dieser Basis erhalten Sie ein verbindliches Festpreisangebot ab 8,90 € pro Abrechnungsfall. Keine versteckten Kosten, kein Kleingedrucktes – was drinsteht, gilt.

2. Datenübernahme durch Lohnhelden

   Nach Ihrer Zusage übernehmen wir die Einrichtung. Kommen Sie von einem Steuerberater oder anderen Lohnbüro, koordinieren wir die komplette Datenübergabe direkt mit dem bisherigen Anbieter – Stammdaten, Jahreswerte, Abrechnungshistorie. Starten Sie ganz neu, richten wir Ihre Firma und Mitarbeiter anhand Ihrer Unterlagen ein. In beiden Fällen gilt: Ihr Aufwand bleibt minimal.

3. Testabrechnung & Feinschliff

   Bevor die erste echte Abrechnung erstellt wird, fahren wir eine Testabrechnung und gleichen jeden Wert ab – Bruttolöhne, Abzüge, Meldungen, Besonderheiten. Weicht etwas ab, klären wir es gemeinsam mit Ihnen, bis alles exakt passt. Erst dann geben wir den Livebetrieb frei. So starten Sie ohne Risiko.

4. Laufende monatliche Abrechnung

   Ab jetzt läuft Ihre Lohnabrechnung wie ein Uhrwerk: Sie melden uns monatlich die Änderungen, wir erstellen pünktlich alle Abrechnungen inklusive der gesetzlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger. Ihr persönlicher Ansprechpartner kennt Ihren Betrieb und ist bei Fragen direkt erreichbar – keine Hotline, keine Ticketnummern.

Schritt 1 im Detail: Das kostenlose Erstgespräch

Das Erstgespräch dauert je nach Betriebsgröße meist 20 bis 40 Minuten und kann telefonisch, per Videocall oder – wenn gewünscht – vor Ort stattfinden.

• Gezielte Fragen: Anzahl und Art der Beschäftigungsverhältnisse, Branche und eventuelle Tarifbindung, bestehende Software oder bisheriger Dienstleister.
• Besonderheiten klären: Schichtarbeit, Zuschläge, betriebliche Altersvorsorge oder – bei Baubetrieben – die Zugehörigkeit zu SOKA-Bau, ULAK und ZVK.
• Verbindliches Angebot: Am Ende des Gesprächs steht ein verbindliches Festpreisangebot, das Sie in Ruhe prüfen können.
• Kein Zeitdruck: Es gibt keine Verpflichtung – erst mit Ihrer Zusage geht es in die Umsetzung.

Schritt 2 im Detail: So läuft die Datenübernahme

Viele Unternehmen scheuen einen Wechsel, weil sie einen großen bürokratischen Aufwand befürchten. Bei Lohnhelden ist das Gegenteil der Fall: Wir organisieren die komplette Datenübernahme für Sie.

Anbieterwechsel: Diese Unterlagen übernehmen wir für Sie

Kommen Sie von einem anderen Dienstleister oder Steuerberater, ist der Wechsel rein juristisch unproblematisch – Ihre Daten gehören Ihnen, und der bisherige Anbieter ist zur Übergabe verpflichtet. Die Übergabe findet größtenteils auf elektronischem Weg statt; nötigenfalls initiieren wir sie in Ihrem Auftrag. Die für Ihre Abrechnung erforderlichen Angaben übernehmen wir größtenteils direkt aus diesen Unterlagen:

• Ihr Firmenstammbogen
• Ihre Personalstammbögen
• Entgeltabrechnungen aller Mitarbeiter für den letzten Monat
• Lohnkonten
• Journale für das aktuelle Jahr
• letzte BG-Liste (falls vorhanden)

In unserem Neukundenformular fragen wir nur noch wenige weitere Angaben ab. Sobald Ihre Unterlagen und Daten vorliegen, prüfen wir sie auf Plausibilität und Vollständigkeit – und sichern den Start mit der Testabrechnung ab.

Falls Sie sich von Ihrem bisherigen Lohndienstleister trennen möchten, sollten Sie die vertraglich beziehungsweise gesetzlich vorgesehene Kündigungsfrist im Blick behalten – häufig ein Vierteljahr. Dieser Zeitraum stellt sicher, dass die Übergabe ohne Hektik vorbereitet werden kann und es zu keiner Lücke in der Lohnabrechnung kommt. Am einfachsten beauftragen Sie Ihren bisherigen Anbieter direkt im Kündigungsschreiben damit, die relevanten Unterlagen an uns zu übermitteln. Auf Wunsch übernehmen wir diese Anfrage auch komplett in Ihrem Namen, sodass Sie sich um nichts weiter kümmern müssen.

Schritt 3 im Detail: Warum die Testabrechnung so wichtig ist

Die Testabrechnung ist der Sicherheitscheck vor dem Livebetrieb. Wir erstellen eine vollständige Abrechnung für einen Beispielmonat und vergleichen jeden einzelnen Wert mit Ihren bisherigen Unterlagen.

• Vollständiger Abgleich: Bruttolöhne, gesetzliche und tarifliche Abzüge, Sozialversicherungsbeiträge, Steuermerkmale, gegebenenfalls SOKA-Bau-, ULAK- und ZVK-Werte.
• Ursachenklärung bei Abweichung: Weicht auch nur eine Position ab, gehen wir der Ursache auf den Grund – oft handelt es sich um unterschiedliche Software-Voreinstellungen oder veraltete Stammdaten beim Vorgänger, die wir gemeinsam mit Ihnen bereinigen.
• Freigabe erst bei Übereinstimmung: Erst wenn alle Werte exakt übereinstimmen, geben wir den Livebetrieb frei.
• Lohnender Mehraufwand: Diese zusätzliche Prüfschleife kostet ein paar Tage mehr Vorlauf, erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern aber Fehler in der ersten echten Abrechnung – etwa falsch berechnete Nettolöhne oder fehlerhafte Meldungen an die Krankenkasse.

Schritt 4 im Detail: So läuft die laufende Zusammenarbeit

Ist der Livebetrieb gestartet, folgt ein fester monatlicher Rhythmus:

• Erinnerung vor jedem Lauf: Rechtzeitig vor jedem Abrechnungslauf erinnern wir Sie an die Übermittlung der Bewegungsdaten – bei stabilen Gehältern reicht oft eine kurze Bestätigung, dass sich nichts geändert hat.
• Abrechnung und Meldungen: Nach Eingang Ihrer Daten erstellen wir die Abrechnungen, versenden die Lohn- und Gehaltsnachweise nach Ihren Wünschen – digital über das Personalportal oder per Post – und übernehmen alle gesetzlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenkassen und Sozialversicherungsträger fristgerecht.
• Direkter Ansprechpartner: Bei Rückfragen, etwa zu einer Pfändung, einem Krankengeldzuschuss oder einer Gehaltsanpassung, ist Ihr persönlicher Ansprechpartner direkt erreichbar.
• Vertretung gesichert: Sollte er im Urlaub oder krank sein, übernimmt eine eingearbeitete Vertretung aus dem Team – Ihre Abrechnung kommt trotzdem pünktlich.

Was Sie als Kunde liefern – und was nicht

Damit die Abrechnung reibungslos läuft, brauchen wir zwei Arten von Informationen von Ihnen:

Alles andere – Berechnungen, Meldungen, Bescheinigungen, Jahresabschlussarbeiten der Lohnbuchhaltung – übernimmt Lohnhelden. Einen Überblick über den Leistungsumfang finden Sie unter Lohn- und Gehaltsabrechnung. Auch Sonderfälle wie zwei parallele Minijobs (aktuell bis 603 € im Monat), Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder die korrekte Steuerklassenwahl übernehmen wir – Details dazu finden Sie in unserem Ratgeberbereich, etwa unter Zwei Minijobs oder Steuerklassen. So bleibt der monatliche Aufwand auf Ihrer Seite auf ein Minimum reduziert, während die fachliche Verantwortung für jede Berechnung und jede Frist vollständig bei unserem Team liegt.

Digital, sicher und bundesweit

Der gesamte Austausch läuft digital: Sie übermitteln Bewegungsdaten unkompliziert auf dem Weg, der zu Ihren Prozessen passt, und erhalten alle Auswertungen digital zurück. Auf Wunsch bekommen Ihre Mitarbeiter ihre Abrechnungen direkt über ein Personalportal. Da alles digital funktioniert, betreuen wir von Osnabrück aus Unternehmen in ganz Deutschland – vom Handwerksbetrieb bis zum Unternehmen mit mehreren Standorten. Mehr über unser Team aus 20+ Experten erfahren Sie auf der Seite Unternehmen.

Typische Fragen aus dem Erstgespräch

Ein Blick hinter die Kulissen

Ablauf im Vergleich: Direktstart vs. Anbieterwechsel

Häufige Fragen zum Ablauf