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Lohnabrechnung erstellen: Selbst machen oder machen lassen?
Sie wollen eine Lohnabrechnung erstellen und fragen sich, was dabei zu beachten ist? Hier finden Sie alle Schritte, Pflichtangaben und typischen Fehlerquellen – und erfahren, wann es klüger ist, die Abrechnung ab 8,90 € pro Fall erstellen zu lassen.
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Das Wichtigste in Kürze: Eine Lohnabrechnung selbst zu erstellen ist möglich, verlangt aber geprüfte Software, aktuelles Fachwissen in Steuer- und Sozialversicherungsrecht und absolute Termintreue – Fehler führen schnell zu Nachzahlungen. Wer auf Nummer sicher gehen will, lässt die Lohnabrechnung erstellen: bei Lohnhelden zum Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall, inklusive aller Pflichtmeldungen.
Lohnabrechnung erstellen: die Grundlagen
Die Lohnabrechnung dokumentiert, wie sich der Verdienst eines Mitarbeiters in einem Abrechnungszeitraum zusammensetzt – vom Bruttolohn über Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bis zum Auszahlungsbetrag. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine nachvollziehbare Abrechnung in Textform zu erteilen. Der Begriff „Lohnabrechnung" bezieht sich klassisch auf Mitarbeiter mit Stundenlohn, dessen Höhe von Monat zu Monat schwankt – das macht die Abrechnung aufwendiger als beim festen Gehalt, denn jeden Monat müssen Stunden, Zuschläge und Fehlzeiten neu erfasst werden. Einen Überblick über das große Ganze gibt unsere Seite Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Schritt für Schritt: So erstellen Sie eine Lohnabrechnung
- Stammdaten erfassen: Persönliche Daten, Steuer-Identifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Steuerklasse und Beschäftigungsart des Mitarbeiters aufnehmen und aktuell halten.
- Bewegungsdaten sammeln: Geleistete Stunden, Überstunden, Zuschläge, Fehlzeiten, Urlaub, Krankheit und Einmalzahlungen für den Abrechnungsmonat zusammentragen.
- Bruttolohn ermitteln: Stunden mal Stundenlohn, plus Zuschläge, Zulagen und geldwerte Vorteile – das ergibt den Gesamtbrutto.
- Abzüge berechnen: Lohnsteuer, gegebenenfalls Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag sowie die Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung nach den jeweils aktuellen Werten berechnen.
- Abrechnung erstellen und aushändigen: Das Dokument mit allen Pflichtangaben erzeugen und dem Mitarbeiter zur Verfügung stellen.
- Meldungen und Zahlungen abwickeln: Lohnsteueranmeldung ans Finanzamt, Beitragsnachweise an die Krankenkassen, DEÜV-Meldungen fristgerecht übermitteln und Beträge pünktlich überweisen.
- Dokumentieren: Lohnkonto führen und alle Unterlagen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren.
Pflichtangaben: Das muss auf jeder Lohnabrechnung stehen
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Abrechnungszeitraum sowie Geburtsdatum und Versicherungsdaten des Mitarbeiters
- Steuerklasse, Steuer-Identifikationsmerkmale und Kinderfreibeträge
- Bruttobezüge, aufgeschlüsselt nach Art (Grundlohn, Zuschläge, Einmalzahlungen, Sachbezüge)
- Steuer- und Sozialversicherungsabzüge im Einzelnen
- Sonstige Be- und Abzüge (z. B. vermögenswirksame Leistungen, Vorschüsse)
- Auszahlungsbetrag und Zahlungsweg
Typische Fehlerquellen beim Selbst-Erstellen
Veraltete Rechenwerte
Beitragsbemessungsgrenzen, Umlagesätze und Steuerregeln ändern sich regelmäßig. Wer mit alten Werten rechnet, produziert systematisch falsche Abrechnungen.
Falsche Einordnung
Minijob, Midijob, Werkstudent, kurzfristige Beschäftigung: Wird der Beschäftigungsstatus falsch eingeordnet, stimmen weder Beiträge noch Meldungen.
Verpasste Fristen
Lohnsteueranmeldung, Beitragsnachweise und DEÜV-Meldungen haben feste Termine. Verspätungen kosten Säumniszuschläge – jeden Monat aufs Neue.
Zuschläge falsch behandelt
Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge folgen eigenen steuer- und beitragsrechtlichen Regeln – ein Klassiker bei Betriebsprüfungen.
Fehlende Meldungen
Vergessene An- oder Abmeldungen fallen oft erst Jahre später auf – dann drohen Nachforderungen für lange Zeiträume.
Kein Vertreter
Macht eine einzelne Person intern die Abrechnung, steht bei Urlaub oder Krankheit alles still – Löhne müssen aber pünktlich fließen.
Selbst erstellen oder erstellen lassen?
| Selbst erstellen | Erstellen lassen (Lohnhelden) | |
|---|---|---|
| Fachwissen | Muss laufend aktuell gehalten werden | 50+ Experten, täglich im Thema |
| Zeitaufwand | Jeden Monat, plus Fortbildung | Nur Bewegungsdaten zuliefern |
| Kosten | Software, Schulungen, Arbeitszeit | Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall |
| Fehlerrisiko | Liegt komplett bei Ihnen | Haftpflichtversichertes Lohnbüro |
| Meldewesen | Selbst organisieren | Alle DEÜV-Meldungen inklusive |
Für sehr kleine Betriebe mit einfachen, gleichbleibenden Fällen kann das Selbst-Erstellen funktionieren. Sobald Stundenlöhne, wechselnde Zuschläge, Minijobber oder häufige Personalwechsel dazukommen, kippt die Rechnung: Der interne Aufwand übersteigt schnell die Kosten der externen Lohnabrechnung. Was beide Wege konkret kosten, haben wir unter Lohnabrechnung: Kosten aufgeschlüsselt.
Die bequeme Alternative: Lohnabrechnung erstellen lassen
Bei Lohnhelden geben Sie nur die monatlichen Bewegungsdaten durch – alles andere übernehmen wir: Berechnung, Abrechnungsdokumente, alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen inklusive An- und Abmeldungen, Auswertungen und Standard-Dokumente. Optional ergänzen Sie Personalportal, Postversand, Controlling-Zugriff oder die digitale Personalakte. Über 1000 Kunden vertrauen darauf, bewertet mit 4,8/5 Sternen bei Google. Wie der Einstieg in vier Schritten funktioniert, zeigt die Seite Ablauf – und alle Details zum Rundum-Service finden Sie unter Lohnabrechnung erstellen lassen.
Häufige Fragen zum Erstellen der Lohnabrechnung
Darf ich als Arbeitgeber die Lohnabrechnung selbst erstellen?
Kann ich eine Lohnabrechnung einfach in Excel erstellen?
Was kostet es, die Lohnabrechnung erstellen zu lassen?
Welche Daten muss ich liefern, wenn ich die Abrechnung erstellen lasse?
Was passiert, wenn ich beim Selbst-Erstellen Fehler mache?
Bis wann muss die Lohnabrechnung erstellt sein?
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