Lohn- & Gehaltsabrechnung auslagern.

Warum überhaupt auslagern? Das Grundproblem der Lohnabrechnung

Gehaltsabrechnungen sind gesetzlich vorgeschrieben und für Finanzamt sowie Sozialversicherung unverzichtbar. Kleine und mittlere Betriebe erledigen sie häufig noch selbst – mit entsprechendem Zeitaufwand und Fehlerrisiko. Bei allgemeinen Steuerberatern gehört die laufende Lohnabrechnung zudem oft nicht zum fachlichen Schwerpunkt: Schon ein falsches Zahlungsdatum kann zu doppelten Buchungen und hohen Nachforderungen führen, und am Ende haftet stets der Unternehmer.

Genau deshalb entscheiden sich immer mehr Betriebe, das Outsourcing an ein spezialisiertes Lohnbüro wie Lohnhelden zu übergeben: für korrekte Abrechnungen und echte Planungssicherheit.

Steuerberater: Marktpreise gem. § 34 StBVV, 12–22 €/MA/Monat + Grundgebühr. Eigener Buchhalter: bis 39 MA auf Teilzeitbasis, ab 40 MA als Vollstelle inkl. Gehalt, Sozialabgaben & Software (ca. 2.300 €/Monat). Lohnhelden-Preise zzgl. MwSt. Individuelle Angebote für 50+ MA auf Anfrage. Unverbindliche Beispielrechnung.

Was kostet die Lohnabrechnung auslagern?

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Wann lohnt sich das Auslagern der Lohnabrechnung?

Spätestens wenn eine dieser Situationen bekannt vorkommt, rechnet sich Outsourcing: Ihre Bürokraft verbringt jeden Monatsanfang mit Abrechnungen statt mit dem Kerngeschäft. Ihr Lohnbuchhalter geht in Rente und Nachwuchs ist nicht zu finden. Der Steuerberater wird bei wachsender Mitarbeiterzahl spürbar teurer. Oder eine Betriebsprüfung hat Fehler gefunden, die Nachzahlungen kosten.

Beim Auslagern an Lohnhelden verschwinden diese Probleme strukturell: Ein ganzes Team ersetzt die einzelne Fachkraft (keine Urlaubs- oder Krankheitslücken), aktuelle Rechtskenntnis ist unser Tagesgeschäft, und der Festpreis wächst planbar mit Ihrer Mitarbeiterzahl statt sprunghaft mit Gebührentabellen.

Rechenbeispiel: Minijob, Teilzeit und Vollzeit im Vergleich

Wie stark sich der Aufwand einer Lohnabrechnung unterscheidet, zeigt der direkte Vergleich dreier typischer Beschäftigungsarten:

Lohnhelden rechnet alle drei Arten im selben Abrechnungslauf ab – Sie melden nur die Änderungen, den Rest übernehmen unsere Spezialisten.

Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater

Viele unserer Kunden möchten ihre Finanzbuchhaltung und Steuererklärungen weiterhin bei ihrem Steuerberater belassen und lagern ausschließlich die Lohn- und Gehaltsabrechnung an Lohnhelden aus. Das funktioniert reibungslos: Wir stellen alle Auswertungen, Buchungsbelege und Summen- und Saldenlisten bereit, die Ihre Kanzlei für die Finanzbuchhaltung benötigt – in dem Format, das Ihr Steuerberater gewohnt ist. Auch als direkter Partner für Steuerkanzleien übernehmen wir die Lohnabrechnung für deren Mandanten, fachlich sicher, termintreu und abgestimmt auf die jeweiligen Kanzleiprozesse. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite für Steuerberater & Kanzleien.

Wer sollte das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzen?

In großen Konzernen kümmern sich ganze Abteilungen um die Abrechnung der Löhne und Gehälter. Für Selbstständige mit wenigen Angestellten sowie für kleine und mittlere Betriebe ist das in den meisten Fällen zu zeit- und kostenaufwendig. Genau hier bietet sich die Auslagerung an ein externes Lohnbüro wie Lohnhelden an – Sie erhalten eine korrekte und zuverlässige Lohnbuchhaltung zu klar kalkulierbaren Kosten.

Auch neu gegründete Unternehmen und Existenzgründer profitieren von Beginn an von der Unterstützung durch Profis: Das hält die eigenen Lohnkosten gering, was besonders zu Beginn einer Geschäftstätigkeit wichtig ist. Gleichzeitig können Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, um Produkt oder Dienstleistung am Markt zu etablieren – statt sich in Lohnsteuertabellen und Meldeverfahren einzuarbeiten.

Der komplette Leistungsumfang beim Outsourcing

Alle Auswertungen inklusive – das volle Paket zum Festpreis

Von uns erhalten Sie Ihre Gehaltsabrechnung aus einer Hand. Zum Festpreis erhalten Sie von uns das volle Paket. Inklusive sind die Basic-Standardauswertungen. Insgesamt gehören dazu:

Was müssen Sie zur Lohn- und Gehaltsabrechnung wissen?

Die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für Angestellte ist ein Pflichtbestandteil Ihrer Buchhaltung. Die zahlreichen Schritte müssen entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen durchgeführt werden. Die Abrechnung selbst ist als Entgeltbescheinigung definiert, die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern als schriftliches Dokument zur Verfügung stellen müssen. Für Mitarbeitende ist sie der Beleg über die erhaltenen Bezüge (Nettolohn) sowie die im Bruttolohn enthaltenen Lohn- bzw. Gehaltssteuern und Beiträge zur Sozialversicherung.

Ein Unternehmen muss diesen Beleg im Rahmen seiner Nebenpflichten gegenüber den Mitarbeitenden ausstellen. Die Regelung findet sich in der für sämtliche Unternehmen gültigen Gewerbeordnung mit ihrer Entgeltbescheinigungsverordnung (§ 108 GewO). Dort ist auch nachzulesen, welche Bestandteile eine Lohn- und Gehaltsbescheinigung enthalten muss. Weitere rechtliche Grundlagen finden sich unter anderem in folgenden Gesetzen:

Aufgaben der Lohn- und Gehaltsrechnung

1. Arbeitsentgelt berechnen

   Alle vertraglich vereinbarten Vergütungsarten werden zur Gesamtbruttosumme addiert. Davon gehen Lohnsteuer und SV-Beiträge ab – daraus ergibt sich das Netto.

2. Steuervorabzug ermitteln

   Aus dem Steuerbrutto und der Steuerklasse (je nach Familienstand) wird der monatliche Steuerabzug nach den aktuellen Lohnsteuertabellen berechnet. Änderungen bei Mindestlohn (13,90 €) und Minijob-Grenze (603 €) wirken sich direkt aus.

3. SV-Beiträge berechnen

   Nach den jährlich aktualisierten Rechengrößen – mit Pflicht, Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil je Versicherungszweig auf der Abrechnung auszuweisen. Nach allen Abzügen steht der Auszahlungsbetrag fest.

Kostenlose Erstberatung: 0541 9393 99 90

Wir rechnen Ihnen unverbindlich vor, was das Auslagern Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung kostet – und was Sie sparen.

Lohn- und Gehaltsabrechnung im Rahmen der Nebenbuchhaltung

Buchhalterisch zählt die Gehaltsabrechnung zur sogenannten Nebenbuchhaltung. Die Zahlungen an Mitarbeitende, Sozialversicherungen und das Finanzamt sind in den Konten der Buchhaltung zu erfassen. Das geschieht in Form von Sammelbelegen (Monatsjournalen), die wiederum in Controlling und BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) einfließen. In der Summe sind diese Personalkosten eine Betriebsausgabe, die in den Journalen erfasst wird – und die Grundlage für Ihre Controlling-Auswertungen bei Lohnhelden bildet.

Die Steuerabrechnung

Drei Steuerarten sind für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant: die Lohnsteuer, die Kirchensteuer für konfessionell gebundene Mitarbeitende und der Solidaritätszuschlag. Für die Lohn- und Gehaltsrechnung wird zunächst nur die Lohnsteuer benötigt. Die beiden anderen Steuerarten sind sogenannte Annexsteuern (Zuschlagsteuern), deren Höhe sich von der Lohnsteuer ableitet. Für die Lohnsteuer gibt es jährliche Lohnsteuertabellen, die den Steueranteil aus Bruttolohn und Steuerklasse des Mitarbeitenden darstellen. In Deutschland gilt eine Steuerprogression: Mit der Höhe des Bruttolohns steigt auch der prozentuale Steueranteil bis zum Spitzensteuersatz.

Berechnung der Sozialbeiträge

Alljährlich legt die Bundesregierung in Absprache mit den Sozialverbänden die Rechengrößen für die SV-Beiträge neu fest. Sie werden prozentual und als numerischer Beitrag für jede Lohn- und Gehaltsabrechnung dargestellt. Der Arbeitgeber überweist die Beiträge selbst an die Sozialversicherungsträger. Eine Besonderheit ergibt sich bei der gesetzlichen Krankenversicherung: Hier können die Prozentsätze für Mitarbeitende derselben Gehaltsklasse voneinander abweichen, wenn sie Mitglieder verschiedener gesetzlicher Kassen sind, da diese jeweils eigene kassenindividuelle Zusatzbeiträge festlegen. Deshalb muss die Krankenkasse jedes Mitarbeitenden bekannt sein.

Weitere Aufgaben im Rahmen der Lohn- und Gehaltsrechnung

Arbeitnehmer erhalten ihre monatliche Lohnabrechnung und dazu am Jahresende die elektronische Lohnsteuerbescheinigung für ihre eigene Einkommensteuererklärung – auch diese fertigen wir an. Wir nehmen Änderungen der Steuerklasse auf, wenn sich am Familienstand eines Mitarbeitenden etwas ändert (ELStAM), und berechnen Kranken- und Mutterschaftsgeld. Spezialfälle der Lohnabrechnung sind besondere Vergütungen und Sachbezüge: Dazu gehören der Dienstwagen, vermögenswirksame Leistungen oder steuervergünstigte Direktversicherungen. Auch besondere Situationen wie die Zahlung von Kurzarbeitergeld berücksichtigen wir ebenso wie Teilzeitbeschäftigungen, Studentenjobs und branchenspezifische, meist steuerbegünstigte Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit. Außerdem fließen Lohnvorauszahlungen, Abfindungen, Sachzuwendungen und Arbeitgeberdarlehen in die Abrechnung ein.

Das ELStAM-Verfahren

Die „Elektronischen LohnSteuer-Abzugs-Merkmale" (ELStAM) sind das seit 2013 geltende elektronische Datenaustauschverfahren. Arbeitnehmer werden dabei in einer zentralen EDV mit den steuerrelevanten Daten erfasst und anhand ihrer Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) aufgefunden. Unternehmen müssen an ELStAM teilnehmen und ihre Mitarbeitenden dafür anmelden – auch diese Anmeldung übernehmen die Lohnhelden für Sie.

Wie funktioniert das Outsourcing der Gehalts- und Lohnabrechnung?

Unkompliziert und sicher: Sie übergeben die Abrechnung an unsere Spezialisten und profitieren sofort von externem Fachwissen – dauerhaft oder auch nur übergangsweise, etwa beim Ausfall Ihrer internen Lohnbuchhaltungskraft.

In der Praxis läuft die monatliche Zusammenarbeit denkbar schlank: Sie melden uns bis zu einem festen Stichtag die Bewegungsdaten des Monats – Stunden, Zuschläge, neue Mitarbeitende, Austritte oder geänderte Bankverbindungen. Unsere Fachkräfte erfassen die Daten, führen den Abrechnungslauf durch, prüfen die Ergebnisse im Vier-Augen-Prinzip und stellen Ihnen anschließend alle Abrechnungen, Journale und Buchungsbelege digital bereit. Gesetzliche Meldungen an Krankenkassen, Finanzamt und Rentenversicherung gehen automatisch und fristgerecht raus, ohne dass Sie daran denken müssen. Bei Rückfragen greifen Sie nicht zur Ticket-Warteschlange, sondern rufen Ihren festen Ansprechpartner an – der Ihren Betrieb und Ihre Besonderheiten kennt.

Vertrauen durch Datenschutz und fachliche Expertise

Sämtliche Daten im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden selbstverständlich absolut vertraulich und unter Einhaltung der geltenden Datenschutzrichtlinien behandelt. Als Unternehmen haben Sie dabei immer einen persönlichen Ansprechpartner bei Lohnhelden, der Ihnen bei allen Fragen und Wünschen rund um die Abrechnung der Löhne und Gehälter mit Rat und Tat zur Seite steht. Eine stetige Weiterbildung unserer Mitarbeitenden garantiert Ihnen außerdem jederzeit die Einhaltung geltender Rechtsnormen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht.

Professionelle Lohnbuchhaltung für Ihr Unternehmen

Lohnhelden übernimmt zuverlässig und mit dem nötigen Spezialwissen ausgestattet die Lohnbuchhaltung für Ihr Unternehmen. Dabei kümmern wir uns um alle Belange, die im Zusammenhang mit der Lohnbuchhaltung auftreten:

Warum Erfahrung bei der Lohnabrechnung zählt

Dass heute Spezialisten wie die Lohnhelden solche Abrechnungen übernehmen, hat auch mit dem zunehmend komplexer gewordenen Lohn- und Gehaltssystem zu tun. Es kann jährliche Änderungen in den gesetzlichen Vorschriften geben, etwa bei Minijob-Grenzen, Mindestlohn oder Beitragssätzen zur Sozialversicherung. Unsere Mitarbeitenden besuchen daher regelmäßige Schulungen. Hinzu kommt die umfangreiche Erfahrung aus zahlreichen, teils sehr komplizierten Abrechnungsfällen. Die Basics sind Kenntnisse im Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht; hinzu kommen spezielle tarifliche Regelungen für unterschiedliche Branchen. Als besonders anspruchsvoll gelten die Bestimmungen für Baulohn und den öffentlichen Dienst (TV-L, BAT, TVöD, AVR und weitere) – nur mit qualifiziertem Fachwissen lassen sich hier exakte Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen.

Reibungslose Übernahme und korrekte Abrechnung aller Mitarbeitenden

Zu Beginn der Übernahme der Lohnbuchhaltung für Ihr Unternehmen benötigen wir eine vollständige Liste sämtlicher Mitarbeitenden, um diese korrekt im Abrechnungssystem zu erfassen. Auf dieser Grundlage können alle Beschäftigten korrekt abgerechnet werden – unabhängig davon, ob es sich um Angestellte mit monatlichem Festgehalt oder um Mitarbeitende mit Stunden- bzw. Akkordlohn handelt.

Selbstverständlich werden auch sämtliche angefallenen Zuschläge für Überstunden, Schicht-, Wochenend- oder Feiertagsarbeit korrekt ermittelt und abgerechnet. Auch erzielte Prämien oder Sonderzahlungen können im System erfasst und im Rahmen der Lohnbuchhaltung abgerechnet werden. Zu- und Abgänge in der Belegschaft lassen sich anhand der stets aktualisierten Mitarbeiterliste erfassen und auswerten. Durch das Outsourcing reduzieren Sie im Unternehmen nicht nur den buchhalterischen, sondern auch den administrativen Aufwand bei Rückfragen der Mitarbeitenden zu ihrer individuellen Lohnabrechnung – die Lohnhelden sind dann auch für Ihre Belegschaft der erste Ansprechpartner.

Transparenz, Rechtssicherheit und Verantwortung aus einer Hand

Zum vereinbarten Zeitpunkt erhalten Sie von den Lohnhelden eine vollständige Liste mit den Auszahlungsansprüchen aller im Unternehmen beschäftigten Arbeitnehmer. So ist eine pünktliche und korrekte Auszahlung der Löhne und Gehälter an Ihre Belegschaft garantiert. Außerdem erhalten Sie durch das Outsourcing Rechtssicherheit: Mit der Übertragung der Lohnbuchhaltung an unser Lohnbüro verlagern Sie auch die Frage der Haftung außerhalb Ihres Unternehmens. Die Lohnhelden übernehmen die Verantwortung für Sorgfalt und Korrektheit sowie die Prüfung aller relevanten Unterlagen – und haften bei selbst verschuldeten Fehlern in der Abrechnung.

Beleg-App: Dokumente einfach per Smartphone übermitteln

Sie können übrigens unsere Beleg-App für die Erleichterung der Datenübertragung nutzen. Versenden Sie Ihre Dokumente sicher und schnell! Das funktioniert denkbar einfach: Sie fotografieren die Dokumente einfach mit dem Smartphone ab, dann laden Sie in der App die Bilder hoch. Das lässt sich mit einem Bewirtungsbeleg ebenso wie mit dem Personalfragebogen durchführen.

Unsere App bietet eine integrierte Dokumentenaufbereitung und auch eine Volltextsuche in den gescannten Belegen. Mit einer automatischen Ablage behalten Sie jederzeit die volle Übersicht. Die Belege sind nach dem Scan in den digitalen Personalakten einsehbar. Die Datenübertragung erfolgt über eine passwortgeschützte, verschlüsselte Verbindung. Die App erfüllt vollständig die Standards der DSGVO (europäische Datenschutzgrundverordnung) und der Abgabenordnung.

Digitale Bereitstellung statt Papierchaos

Ein oft unterschätzter Vorteil des Outsourcings: die vollständig digitale Abwicklung. Jeder Mitarbeitende erhält bei Lohnhelden seinen eigenen Downloadlink und kann die Gehaltsabrechnung selbst und jederzeit abrufen – das spart Ihnen Portokosten und den Zeitaufwand für die Verteilung per Hauspost. Wer den klassischen Postversand bevorzugt, kann diesen weiterhin als Option hinzubuchen. Alle Abrechnungen, Bescheinigungen und Meldungen werden zusätzlich revisionssicher archiviert und sind über die digitale Personalakte jederzeit abrufbar – auch Jahre später, etwa für eine Betriebsprüfung oder eine Anfrage der Rentenversicherung.

Für Unternehmen mit mehreren Kostenstellen oder Standorten lohnt sich zusätzlich die Controlling-Option: Sie erhalten per Fernzugriff individuelle Auswertungen, Mehrjahresvergleiche und GDPdU-Jahresdateien – ohne selbst in der Lohnsoftware arbeiten zu müssen. So behalten Sie als Geschäftsführung jederzeit den vollen Überblick über Ihre Personalkosten, während die operative Abwicklung komplett bei uns liegt.

Ihre Lohnabrechnung in sicheren Händen

Überlassen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung erfahrenen Spezialisten. Wir sorgen für korrekte Abrechnungen, termingerechte Meldungen und maximale Entlastung für Ihr Unternehmen.

So läuft das Auslagern ab

1. Analyse & Angebot

   Im kostenlosen Erstgespräch klären wir Mitarbeiterzahl, Tarife und Besonderheiten – das Festpreis-Angebot folgt in 24 Stunden.

2. Datenübernahme

   Wir koordinieren die Übergabe von Steuerberater, Software oder bisherigem Anbieter – inklusive Jahreswerten, auch unterjährig. Details: Anbieterwechsel.

3. Parallel- & Testlauf

   Eine Testabrechnung gegen Ihre letzten Echtwerte stellt den fehlerfreien Übergang sicher.

4. Regelbetrieb

   Sie melden monatlich nur Änderungen; Abrechnung, Meldungen und Auswertungen kommen zuverlässig von uns – mit festem Ansprechpartner.

Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf unserer Seite Ablauf in 4 Schritten.

Zuverlässiger Service – messbar gut

Unsere Leistungen erhalten Sie punktgenau, Sie können danach die Uhr stellen. Für eine Bescheinigung benötigen wir maximal 72 Stunden, für eine Abrechnung höchstens 48 Stunden. Dabei ist unser Service sehr persönlich, denn Sie als Mensch stehen bei uns im Mittelpunkt.

Die Zufriedenheit unserer Kunden erfragen wir regelmäßig im Rahmen der aktiven Zusammenarbeit und werten die Ergebnisse aus: Auf der traditionellen Schulnotenskala erreichen wir aktuell einen Durchschnitt von 1,6. Wir beschäftigen aktuell über 50 erfahrene Lohnexperten, daher gibt es bei uns keine Personalengpässe – spezialisiert auf Normal- und Baulohn sowie den öffentlichen Dienst.

Unser Team beschäftigt die meisten Mitarbeitenden schon seit vielen Jahren, denn auch unsere interne Zufriedenheit ist hoch, was die Fluktuation senkt. Damit wächst die Erfahrung kontinuierlich – die meisten kniffligen Fälle haben wir schon einmal gesehen. Deshalb nehmen auch Steuerberater-Kanzleien und Buchhalter gern unsere Dienstleistungen in Anspruch, wenn eigene Kapazitäten für die Lohnabrechnung fehlen.