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Externe Lohnabrechnung
Lohnabrechnung komplett ausgelagert.
Externe Lohnabrechnung zum Festpreis ab 8,90 €/Fall: rechtssicher, persönlich betreut, bis zu 80 % günstiger als eigene Lohnbuchhaltung. Jetzt Angebot anfordern.
Google Bewertung★★★★★ 4,8/5Basierend auf 23 Rezensionen✓ Haftpflichtversichert
20+
Lohn-Spezialisten
ab 8,90 €
pro Abrechnungsfall
48 h
für jede Abrechnung
Kurz zusammengefasst: Externe Lohnabrechnung bedeutet, dass ein spezialisierter Dienstleister Ihre kompletten monatlichen Entgeltabrechnungen übernimmt – inklusive aller gesetzlichen Meldungen, Bescheinigungen und Auswertungen. Bei Lohnhelden zahlen Sie dafür einen Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall statt Gehalt, Software und Fortbildung für eigenes Personal. Der Wechsel ist jederzeit möglich – wir übernehmen die komplette Datenübergabe.
Was ist externe Lohnabrechnung – und für wen lohnt sie sich?
Bei der externen Lohnabrechnung (auch: externe Lohnbuchhaltung oder Payroll-Outsourcing) lagern Sie die monatliche Entgeltabrechnung Ihrer Mitarbeitenden vollständig an einen Dienstleister aus. Statt eine eigene Fachkraft zu beschäftigen, Abrechnungssoftware zu lizenzieren und jede Gesetzesänderung selbst nachzuhalten, liefern Sie uns nur noch die monatlichen Bewegungsdaten – Stunden, Zuschläge, Ein- und Austritte. Alles Weitere erledigt Ihr persönliches Abrechnungsteam bei Lohnhelden.
Externe Lohnabrechnung lohnt sich in praktisch jeder Unternehmensgröße: Kleinunternehmen sparen sich den teuren Steuerberater-Stundensatz, der Mittelstand macht Personalkosten planbar, und wachsende Betriebe skalieren die Abrechnung von 5 auf 500 Mitarbeitende, ohne neu einstellen zu müssen. Auch Steuerberater und Kanzleien geben die aufwendige Lohnsachbearbeitung gerne an uns ab.
Komplett rechtssicher
Sozialversicherungs- und Steuerrecht ändern sich laufend. Unsere 20+ Spezialisten arbeiten täglich mit den aktuellen Vorgaben – Sie haften nicht mehr für Abrechnungsfehler aus Unwissen, und wir sind zusätzlich haftpflichtversichert.
Fester Preis pro Abrechnung
Ab 8,90 € pro Abrechnungsfall wissen Sie auf den Euro genau, was Ihre Payroll kostet. Keine Grundgebühren-Überraschungen, keine Stundensätze, keine versteckten Kosten – alle Preise transparent.
Persönlicher Ansprechpartner
Sie landen nicht in einer Hotline: Ein festes Team kennt Ihr Unternehmen, Ihre Tarife und Ihre Besonderheiten – vom Minijob bis zum Baulohn mit SOKA-Bau.
Externe vs. interne Lohnabrechnung: die Vorteile im Detail
Die Entscheidung zwischen interner und externer Lohnabrechnung betrifft mehr als nur den Preis. Sie berührt Personalplanung, Haftungsfragen und die strategische Ausrichtung Ihrer Verwaltung. Die wichtigsten Vorteile der externen Lösung im Überblick:
Kein Ausfallrisiko
Bei interner Abrechnung hängt alles an einer oder wenigen Personen. Fällt diese durch Krankheit, Urlaub oder Kündigung aus, steht der Prozess still. Extern ist die Vertretung im Team immer gesichert.
Immer aktuelles Fachwissen
Ein internes Team muss sich Rechtsänderungen selbst erarbeiten und regelmäßig fortbilden. Ein externes Lohnbüro lebt von dieser Spezialisierung – für Sie ohne zusätzlichen Aufwand.
Keine Investition in Software & IT
Lizenzen, Updates, Datensicherung und Schulungen für ein Lohnprogramm entfallen komplett. Sie zahlen ausschließlich für das Ergebnis.
Planbare statt versteckte Kosten
Interne Lohnbuchhaltung wird oft nur am Gehalt gemessen – Fortbildung, Software und Vertretungskosten bleiben unberücksichtigt. Extern zahlen Sie einen klaren Festpreis pro Abrechnungsfall.
Skalierbarkeit ohne Neueinstellung
Wächst Ihr Team von 10 auf 40 Mitarbeitende, braucht eine interne Lösung oft eine zusätzliche Stelle. Extern skaliert der Prozess einfach mit den Staffelpreisen mit.
Objektiver Blick von außen
Ein externes Lohnbüro prüft Abrechnungen unabhängig und routiniert – auch bei Sonderfällen wie Kurzarbeit oder tariflichen Zuschlägen, die intern selten vorkommen.
So läuft der Übergabeprozess zu Lohnhelden ab
Ein häufiger Einwand gegen die externe Lohnabrechnung ist die Sorge vor einem aufwendigen Wechsel. In der Praxis übernehmen wir den Großteil der Arbeit für Sie:
Kostenloses Erstgespräch
Wir klären Mitarbeiterzahl, Branche und Besonderheiten – und Sie erhalten Ihr Festpreis-Angebot.
Datenübernahme durch uns
Wir koordinieren die komplette Übergabe von Ihrem Steuerberater oder bisherigen Anbieter. Details: Anbieter wechseln.
Testabrechnung
Vor dem Echtstart prüfen wir gemeinsam eine Probeabrechnung – so ist der Übergang fehlerfrei.
Laufende Abrechnung
Ab jetzt liefern Sie nur noch monatliche Bewegungsdaten, alles andere erledigt Ihr festes Lohnhelden-Team. Den kompletten Prozess zeigt unsere Ablauf-Seite.
Externe Lohnabrechnung vs. eigene Lohnbuchhaltung: der Kostenvergleich
Eine eigene Lohnbuchhaltung kostet deutlich mehr als das Gehalt der Fachkraft: Dazu kommen Softwarelizenzen, Pflicht-Fortbildungen, Urlaubs- und Krankheitsvertretung sowie das Fehlerrisiko, für das Sie als Arbeitgeber haften. Beim Steuerberater wiederum zahlen Sie Gebühren je Abrechnung plus Grundgebühren – meist spürbar mehr als bei einem spezialisierten Lohnbüro.
| Eigene Lohnbuchhaltung | Steuerberater | Lohnhelden (extern) | |
|---|---|---|---|
| Kostenstruktur | Gehalt + Software + Fortbildung + Vertretung | Gebühr je Abrechnung + Grundgebühren | Festpreis ab 8,90 € pro Abrechnungsfall |
| Rechtssicherheit | abhängig von einer Person | hoch | hoch, 20+ Spezialisten + Haftpflicht |
| Vertretung bei Ausfall | Ihr Risiko | gegeben | im Team immer gesichert |
| Skalierbarkeit | Neueinstellung nötig | begrenzt | 1 bis 1.000+ Mitarbeitende |
| Spezialfälle (Baulohn, Kurzarbeit) | selten abgedeckt | teils | Kernkompetenz |
€
Staffelpreise: Je nach Betriebsgröße zahlen Sie zwischen 12,90 € (1–5 Mitarbeitende) und 8,90 € (36–50 Mitarbeitende) pro Abrechnungsfall – unabhängig davon, ob Minijob (bis 603 €) oder Vollzeit. Der Mindestlohn von 13,90 €/Std. wird bei jeder Abrechnung automatisch mitgeprüft.
Im Ergebnis sparen die meisten Betriebe mit externer Abrechnung bis zu 80 % gegenüber einer eigenen Lohnbuchhaltung. Was das für Ihre Mitarbeiterzahl konkret bedeutet, zeigt unsere Seite Was kostet Lohnabrechnung? – oder Sie fordern direkt ein kostenloses Angebot an.
Rechnen Sie es einfach durch
Nennen Sie uns Ihre Mitarbeiterzahl und Ihre Branche – Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden ein konkretes Festpreis-Angebot für Ihre externe Lohnabrechnung.
Datensicherheit und DSGVO bei der externen Lohnabrechnung
Lohndaten gehören zu den sensibelsten Personaldaten überhaupt – Gehalt, Kontoverbindung, Sozialversicherungsnummer, teils Gesundheitsdaten bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Wer die Abrechnung extern vergibt, gibt zu Recht Datenschutz und Datensicherheit besondere Aufmerksamkeit.
Verarbeitung in Deutschland
Ihre Lohndaten werden auf zertifizierten Systemen in Deutschland verarbeitet – konform mit den Anforderungen der DSGVO.
Auftragsverarbeitungsvertrag
Die Zusammenarbeit erfolgt auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV), der Pflichten und Verantwortlichkeiten klar regelt.
Dokumentierte Zugriffsrechte
Nur befugte Teammitglieder haben Zugriff auf Ihre Daten – nachvollziehbar dokumentiert und auf das notwendige Maß beschränkt.
Sichere digitale Übermittlung
Ob Upload, E-Mail oder Personalportal: Die Übertragung Ihrer Bewegungsdaten und der fertigen Abrechnungen erfolgt über gesicherte Wege.
Das übernimmt Ihr externes Lohnbüro im Detail
Monatliche Entgeltabrechnung
Lohn- und Gehaltsabrechnungen für alle Beschäftigungsarten: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Azubis, Werkstudenten – inklusive Zuschlägen, Sachbezügen und Einmalzahlungen.
Alle gesetzlichen Meldungen
DEÜV-Meldungen, An- und Abmeldungen, Beitragsnachweise, Lohnsteueranmeldungen und Bescheinigungen – fristgerecht und vollständig, ohne dass Sie daran denken müssen.
Digitale Bereitstellung
Über das Personalportal erhält jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter einen eigenen Download-Link zur Abrechnung. Optional übernehmen wir den Postversand. Mehr dazu: digitale Personalakte.
Auswertungen & Controlling
Standard-Auswertungen sind inklusive; mit der Controlling-Option greifen Sie per Fernzugriff auf Ihre gesamte Abrechnungsdatenbank zu und erstellen individuelle Reportings.
Interne Ressourcen sinnvoll einsetzen statt in der Lohnabrechnung binden
Ein oft übersehener Vorteil der externen Lohnabrechnung: Sie geben nicht nur eine lästige Pflichtaufgabe ab, sondern setzen interne Kapazität frei für Aufgaben, die tatsächlich zur Wertschöpfung Ihres Unternehmens beitragen. Statt Beitragsnachweise zu prüfen oder Meldefristen im Kalender zu verfolgen, kann sich Ihr Team auf Kundenbetreuung, Produktion oder strategische Personalarbeit konzentrieren. Gerade in kleineren Teams, in denen die Lohnabrechnung oft „nebenbei" von der Geschäftsführung oder dem Büro miterledigt wird, macht sich dieser Effekt schnell bemerkbar.
Konkret heißt das: Bei Lohnhelden zahlen Sie je nach Betriebsgröße zwischen 12,90 € (Staffel 1–5 Mitarbeitende) und 8,90 € (Staffel 36–50 Mitarbeitende) pro Abrechnungsfall – und zwar unabhängig davon, ob es sich um einen Minijob mit aktuell 603 € Verdienstgrenze oder eine Vollzeitstelle handelt. Auch der gesetzliche Mindestlohn von 13,90 € pro Stunde wird bei jeder Abrechnung automatisch mitgeprüft, damit Sie bei Aushilfen und Teilzeitkräften auf der sicheren Seite sind.
KOSTENRECHNER
Was würden Sie bei Lohnhelden sparen?
Schieben Sie den Regler auf Ihre Mitarbeiterzahl – und sehen Sie sofort den Vergleich.
Mitarbeiter10
1Staffel: 6–10 MA50+
Ihre aktuelle Lösung
Ab 40 Mitarbeitenden: Lohnbuchhalter als Vollstelle (Gehalt + Sozialabgaben + Software), typisch ca. 2.300 €/Monat.
Ihre aktuelle LösungSteuerberater
195 €Ihr neuer FestpreisLohnhelden
109 €Ersparnis pro Jahrca. 1.032 €
44 %Steuerberater: Marktpreise gem. § 34 StBVV, 12–22 €/MA/Monat + Grundgebühr. Eigener Buchhalter: bis 39 MA auf Teilzeitbasis, ab 40 MA als Vollstelle inkl. Gehalt, Sozialabgaben & Software (ca. 2.300 €/Monat). Lohnhelden-Preise zzgl. MwSt. Unverbindliche Beispielrechnung.
Häufige Fragen zur externen Lohnabrechnung
Was kostet externe Lohnabrechnung?
Bei Lohnhelden ab 8,90 € pro Abrechnungsfall als Festpreis. Ein kleines Unternehmen startet damit ab ca. 45 € pro Monat. Gegenüber einer eigenen Lohnbuchhaltung sparen die meisten Betriebe bis zu 80 % der Kosten.
Worin unterscheidet sich ein externes Lohnbüro vom Steuerberater?
Ein spezialisiertes Lohnbüro macht ausschließlich Entgeltabrechnung – mit entsprechender Routine auch bei Spezialfällen wie Baulohn oder Kurzarbeit. Zudem sind Lohnbüros nicht an die Steuerberatervergütungsverordnung gebunden und rechnen daher meist günstiger ab.
Bleibt mein Steuerberater trotzdem zuständig?
Ja, für Ihre Finanzbuchhaltung und Steuererklärungen ändert sich nichts. Wir stellen ihm alle Buchungsdaten aus der Lohnabrechnung bereit – die Zusammenarbeit läuft reibungslos parallel.
Wie schnell kann ich zur externen Lohnabrechnung wechseln?
In der Regel zum nächsten Monatswechsel. Wir koordinieren die Datenübergabe komplett für Sie – auch mitten im Jahr, die Jahreswerte werden sauber übernommen.
Sind meine Daten sicher?
Ja. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform auf zertifizierten Systemen in Deutschland, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und dokumentierten Zugriffsrechten.
Funktioniert das auch mit Tarifverträgen und Zuschlägen?
Ja – tarifliche Besonderheiten, Schicht- und Nachtzuschläge, Baulohn mit SOKA-Bau-Meldungen oder der öffentliche Dienst gehören zu unserem Alltag. Sagen Sie uns einfach, welcher Tarif für Sie gilt.
Wer haftet, wenn bei der externen Abrechnung ein Fehler passiert?
Wir arbeiten mit mehrstufiger Qualitätsprüfung, um Fehler von vornherein zu vermeiden, und sind zusätzlich haftpflichtversichert – ein Schutz, den eine interne Lösung meist nicht bietet.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich den Anbieter später wechsle?
Sie erhalten Ihre Lohnkonten und Jahreswerte strukturiert zur Übergabe an den neuen Dienstleister – Ihre Daten bleiben durchgängig Ihr Eigentum.
Kundenstimmen
Was unsere Kunden sagen
Google-Bewertung 4,8/5 · basierend auf 23 Rezensionen
★★★★★
„Absolut empfehlenswert! Die Betreuung ist professionell, zuverlässig und immer auf Augenhöhe. Egal ob komplexe Abrechnungen oder kurzfristige Anliegen – das Team findet immer eine Lösung."
Nord Werk GbR, J. u. W. Klaus★★★★★
„Wir arbeiten seit fast 5 Jahren mit den Lohnhelden zusammen und sind mit der Lohnabrechnung und dem Portal-Zugriff sehr zufrieden. Fragen werden immer umgehend beantwortet."
D. PW★★★★★
„Fazit … besser geht es nicht. Die Kommunikation ist professionell und sehr freundlich, bei komplizierten Sachverhalten wird man schnell und kompetent unterstützt. Das Preis-Leistungs-Verhältnis passt ebenfalls."
Sabine Berger
Ihre Ansprechpartnerin
Sprechen Sie mit Nadine Milewski
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