Lohnabrechnung einfach erklärt: Aufbau, Pflichtangaben & Beispiel

Was ist eine Lohnabrechnung?

Die Lohnabrechnung – auch Entgeltabrechnung oder Verdienstabrechnung genannt – ist ein Dokument, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in Textform zur Verfügung stellt. Sie zeigt nachvollziehbar, wie sich das Arbeitsentgelt in einem Abrechnungszeitraum zusammensetzt: vom Bruttolohn über Steuern und Sozialversicherungsbeiträge bis zum Nettobetrag, der tatsächlich auf dem Konto landet.

Rechtsgrundlage ist die Gewerbeordnung in Verbindung mit der Entgeltbescheinigungsverordnung. Dort ist geregelt, dass die Abrechnung bei Zahlung des Arbeitsentgelts zu erteilen ist – ausgenommen sind nur Fälle, in denen sich gegenüber dem Vormonat nichts geändert hat. In der Praxis erstellen die meisten Arbeitgeber dennoch monatlich eine Abrechnung, weil Mitarbeiter sie für Behörden, Banken oder Vermieter regelmäßig benötigen.

Umgangssprachlich werden Lohn- und Gehaltsabrechnung oft gleichgesetzt. Der Unterschied liegt in der Vergütungsart: Lohn wird nach geleisteten Stunden gezahlt und schwankt, Gehalt ist ein fester Monatsbetrag. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber Gehaltsabrechnung.

Der Aufbau: So ist eine Lohnabrechnung gegliedert

Auch wenn Layout und Software von Arbeitgeber zu Arbeitgeber variieren – die Grundstruktur ist fast immer gleich. Eine typische Abrechnung besteht aus drei Blöcken:

Pflichtangaben laut Entgeltbescheinigungsverordnung

Die Entgeltbescheinigungsverordnung schreibt vor, welche Angaben mindestens enthalten sein müssen. Dazu zählen unter anderem:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Abrechnungszeitraum und Zahl der enthaltenen Steuer- und SV-Tage
• Steuerliche Merkmale: Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfession, Steuer-Identifikationsnummer
• Sozialversicherungsnummer und Beitragsgruppenschlüssel
• Bruttoentgelt, aufgeschlüsselt nach laufendem Entgelt und Einmalzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld
• Gesetzliche Abzüge: Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag, Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Nettoentgelt und Auszahlungsbetrag

Fehlt eine Pflichtangabe oder ist sie falsch, kann das für den Arbeitgeber unangenehm werden – etwa bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherung oder des Finanzamts. Auch deshalb setzen viele Unternehmen auf eine professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung durch Spezialisten.

Beispiel: So lesen Sie Ihre Abrechnung Schritt für Schritt

1. Stammdaten prüfen: Stimmen Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Krankenkasse? Ein falscher Eintrag – etwa nach Heirat oder Kassenwechsel – verändert den Nettolohn sofort. Zu den Steuerklassen finden Sie Details im Ratgeber Steuerklassen 1 bis 6.
2. Bruttobezüge kontrollieren: Wurden alle Stunden, Zuschläge (z. B. für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit) und Sonderzahlungen erfasst?
3. Abzüge nachvollziehen: Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge werden nach den aktuellen gesetzlichen Sätzen berechnet; die jeweils gültigen Werte veröffentlichen Bundesfinanzministerium und Sozialversicherungsträger. Ein Gefühl für Ihr Netto bekommen Sie mit unserem Brutto-Netto-Rechner.
4. Netto und Auszahlung vergleichen: Zwischen Netto und Auszahlungsbetrag können vermögenswirksame Leistungen, Sachbezüge oder Vorschüsse liegen – jede Position sollte erklärbar sein.

Die Arbeitgeber-Perspektive: Pflichten rund um die Lohnabrechnung

Für Arbeitgeber ist die Lohnabrechnung weit mehr als ein Ausdruck für die Mitarbeiter. Mit jeder Abrechnung sind gesetzliche Melde- und Zahlungspflichten verbunden:

• Lohnsteueranmeldung: Die einbehaltene Lohnsteuer muss fristgerecht ans Finanzamt gemeldet und abgeführt werden.
• SV-Meldungen und Beitragsnachweise: Für jeden Mitarbeiter sind Meldungen an die Krankenkassen zu übermitteln, die Gesamtsozialversicherungsbeiträge pünktlich zu zahlen.
• Bescheinigungen: A1-Bescheinigungen, Entgeltbescheinigungen für Krankengeld oder Elterngeld und Arbeitsbescheinigungen gehören zum Tagesgeschäft.
• Aufbewahrung: Lohnunterlagen unterliegen mehrjährigen Aufbewahrungsfristen und müssen bei Prüfungen vorgelegt werden können.

Wer hier Fehler macht, riskiert Nachzahlungen, Säumniszuschläge und im Ernstfall Haftungsfragen. Gerade bei Besonderheiten wie geringfügiger Beschäftigung oder Kurzarbeit steigt die Komplexität deutlich.

Selbst abrechnen oder auslagern?

Häufige Fragen zur Lohnabrechnung