Kurzarbeit & Kurzarbeitergeld in der Lohnabrechnung: Der Leitfaden für Arbeitgeber

Was ist Kurzarbeit – und wann ist sie möglich?

Bei Kurzarbeit reduziert der Betrieb vorübergehend die Arbeitszeit – bis hin zu „Kurzarbeit null". Für die ausgefallenen Stunden zahlt der Arbeitgeber kein Arbeitsentgelt; stattdessen erhalten die Beschäftigten Kurzarbeitergeld als Lohnersatzleistung, das der Arbeitgeber mit der Abrechnung auszahlt und sich von der Agentur für Arbeit erstatten lässt. Damit das funktioniert, müssen mehrere Voraussetzungen zusammenkommen:

• Erheblicher Arbeitsausfall mit wirtschaftlichen Ursachen oder aufgrund eines unabwendbaren Ereignisses – vorübergehend und nicht vermeidbar (z. B. durch Abbau von Resturlaub oder Zeitguthaben).
• Betriebliche Voraussetzungen: Mindestens ein Teil der Belegschaft ist vom Entgeltausfall betroffen; die genauen Schwellen nennt die Agentur für Arbeit.
• Arbeitsrechtliche Grundlage: Kurzarbeit kann nicht einseitig angeordnet werden – nötig ist eine Regelung im Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder die Zustimmung der einzelnen Mitarbeiter.
• Anzeige bei der Agentur für Arbeit: Der Arbeitsausfall muss schriftlich oder elektronisch angezeigt werden – rechtzeitig, denn KUG gibt es frühestens ab dem Anzeigemonat.

So läuft die Abrechnung des Kurzarbeitergelds

Das KUG bemisst sich – vereinfacht – an der Nettoentgeltdifferenz: dem Unterschied zwischen dem pauschalierten Nettoentgelt, das der Mitarbeiter ohne Arbeitsausfall verdient hätte (Soll-Entgelt), und dem Nettoentgelt aus der tatsächlich geleisteten Arbeit (Ist-Entgelt). Davon ersetzt die Agentur für Arbeit einen gesetzlich festgelegten Prozentsatz; für Haushalte mit Kindern gilt ein erhöhter Satz. Die konkreten Leistungssätze und Tabellen veröffentlicht die Agentur für Arbeit.

In der Lohnabrechnung bedeutet das für jeden betroffenen Mitarbeiter und Monat:

1. Soll- und Ist-Entgelt ermitteln – inklusive korrekter Behandlung von Zuschlägen, Einmalzahlungen und Fehlzeiten, die je eigenen Regeln folgen.
2. KUG anhand der amtlichen Tabellenwerte berechnen und steuerfrei auszahlen.
3. Sozialversicherungsbeiträge auf das fiktive Entgelt für die Ausfallstunden berechnen – diese trägt der Arbeitgeber.
4. Abrechnungslisten erstellen und den Erstattungsantrag fristgerecht bei der Agentur für Arbeit einreichen; die Antragsfristen sind Ausschlussfristen.
5. Alles prüfungssicher dokumentieren – KUG-Zeiträume werden von der Agentur für Arbeit regelmäßig abschließend geprüft.

Für die Mitarbeiter wichtig: Das KUG ist steuerfrei, unterliegt aber dem Progressionsvorbehalt – es erhöht den Steuersatz auf das übrige Einkommen und führt in der Regel zur Pflicht, eine Steuererklärung abzugeben. Auf der Lohnabrechnung erscheint es als eigene, steuerfreie Position.

Saison-Kurzarbeitergeld: Der Sonderfall Baugewerbe

In der Schlechtwetterzeit gilt für Betriebe des Baugewerbes und einzelner verwandter Branchen das Saison-Kurzarbeitergeld (S-KUG): Es fängt witterungsbedingte und wirtschaftliche Arbeitsausfälle in den Wintermonaten auf – ergänzt um Leistungen wie Zuschuss-Wintergeld und Mehraufwands-Wintergeld, die über Umlagen der Winterbeschäftigungsförderung finanziert werden. Die Abrechnung ist noch einmal deutlich komplexer als beim regulären KUG, weil Arbeitszeitkonten, Witterungsnachweise und Sozialkassenverfahren (etwa SOKA-Bau) ineinandergreifen. Genau hier liegt eine Kernkompetenz von Lohnhelden: Wir rechnen Baulohn inklusive S-KUG für alle Gewerke ab – vom Dachdecker bis zum Zimmerer.

Typische Fehler – und wie Sie sie vermeiden

Dazu kommt der laufende Aufwand: monatliche Anträge mit Fristen, Sonderregeln für Minijobber (die kein KUG erhalten), Wechselwirkungen mit Krankheit und Urlaub sowie die Kommunikation mit verunsicherten Mitarbeitern. Viele Betriebe entscheiden sich deshalb gerade in der Kurzarbeit für eine externe Lohnabrechnung: Die Experten von Lohnhelden übernehmen die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung samt KUG-Anträgen zum Festpreis – nachzulesen auf unserer Preisseite. Ob das günstiger ist als die Kanzleilösung, zeigt der Vergleich Steuerberater oder Lohnbüro.

Häufige Fragen zu Kurzarbeit und Kurzarbeitergeld